En ISO 9001-certifiering kan hjälpa företag att skapa tydligare processer, förbättra kvalitetsarbetet och stärka förtroendet hos kunder och beställare. Standarden används av organisationer i många olika branscher och fokuserar på hur verksamheten kan arbeta systematiskt med kvalitet, kundkrav, risker och ständiga förbättringar.
För många företag är ISO 9001 därför mer än ett certifikat. Arbetet med standarden kan bidra till bättre struktur, tydligare ansvar och mer konsekventa arbetssätt i hela organisationen.
Certifieringen innebär dessutom att organisationens kvalitetsledningssystem granskas av ett oberoende certifieringsorgan. Det kan ge kunder och andra intressenter större trygghet i att företaget arbetar enligt ett etablerat och systematiskt kvalitetsarbete.
I den här artikeln går vi igenom de viktigaste fördelarna med ISO 9001-certifiering och hur standarden kan skapa värde i praktiken.
ISO 9001 är en internationell standard för kvalitetsledningssystem.
Standarden hjälper organisationer att skapa ett strukturerat arbetssätt för bland annat:
För att bli certifierad behöver organisationen kunna visa att kvalitetsledningssystemet uppfyller standardens krav och fungerar i praktiken.
Ett certifieringsorgan genomför därefter en extern revision av systemet.
En av de största fördelarna med ISO 9001 är att verksamheten behöver identifiera och strukturera sina viktigaste processer.
Det kan exempelvis handla om:
När processerna blir tydligare blir det också enklare att förstå vem som ansvarar för vad och hur arbetet ska genomföras.
Det kan minska risken för missförstånd och skapa ett mer konsekvent arbetssätt.
Kundfokus är en central del av ISO 9001.
Organisationen behöver förstå kundernas krav och följa upp hur väl produkter eller tjänster motsvarar dessa förväntningar.
Det innebär att företaget exempelvis kan arbeta med:
Genom att analysera denna information kan organisationen identifiera områden där verksamheten behöver förbättras.
Ett mer systematiskt kundfokus kan bidra till starkare kundrelationer och mer förutsägbara leveranser.
Fel, reklamationer och omarbeten kan bli kostsamma.
ISO 9001 hjälper organisationen att skapa ett strukturerat sätt att hantera avvikelser och identifiera orsaker till återkommande problem.
Det innebär bland annat att företaget kan:
Målet är inte bara att rätta till det aktuella problemet, utan att minska risken för att samma problem uppstår igen.
ISO 9001 bygger på ett riskbaserat arbetssätt.
Organisationen behöver identifiera risker och möjligheter som kan påverka kvalitetsledningssystemets resultat.
Det kan exempelvis handla om:
Genom att identifiera riskerna i förväg kan företaget arbeta mer förebyggande.
Det gör att verksamheten inte bara behöver reagera när ett problem redan har inträffat.
En ISO 9001-certifiering visar att företagets kvalitetsledningssystem har granskats av en extern part.
Det kan skapa större förtroende hos:
För kunden kan certifieringen fungera som ett tydligt tecken på att organisationen har etablerade processer för att arbeta med kvalitet och förbättringar.
Certifieringen innebär däremot inte att företaget aldrig kommer att göra misstag. Den visar istället att organisationen har ett system för att styra, följa upp och förbättra kvalitetsarbetet.
ISO 9001 kan också vara relevant när företag deltar i offentliga eller privata upphandlingar.
Vissa beställare kan ställa krav på ett dokumenterat kvalitetsledningssystem eller efterfråga certifiering enligt ISO 9001.
I andra upphandlingar kan certifieringen bidra till att visa att företaget har ett etablerat kvalitetsarbete.
För organisationer som regelbundet lämnar anbud kan ISO 9001 därför vara en konkurrensfördel och i vissa fall en viktig förutsättning för att möta beställarens krav.
När organisationen kartlägger och följer upp sina processer blir det ofta lättare att upptäcka ineffektiva arbetssätt.
Det kan exempelvis handla om:
ISO 9001 garanterar inte automatiskt högre effektivitet, men standarden skapar en struktur för att identifiera problem och arbeta systematiskt med förbättringar.
Det kan över tid bidra till bättre resursanvändning och mer stabila processer.
Ett fungerande kvalitetsledningssystem behöver tydliggöra ansvar och befogenheter.
Medarbetarna behöver förstå:
Det minskar risken för att viktiga arbetsuppgifter hamnar mellan olika funktioner.
Samtidigt behöver ledningen vara aktiv i kvalitetsarbetet och säkerställa att rätt resurser finns.
En grundläggande tanke i ISO 9001 är att organisationen ska förbättra sitt kvalitetsledningssystem över tid.
Det görs bland annat genom:
Organisationen får därmed ett strukturerat sätt att gå från att upptäcka problem till att genomföra och följa upp förbättringar.
Informella arbetsmetoder fungerar ofta bra i ett mindre företag.
När verksamheten växer kan det däremot bli svårare att säkerställa att alla arbetar på samma sätt.
ISO 9001 kan hjälpa företaget att skapa skalbara och tydliga processer.
Det kan göra det enklare att:
Kvalitetsledningssystemet kan därför bli ett stöd när organisationen växer.
Ett byggföretag certifierar sig enligt ISO 9001 för att skapa bättre kontroll över sina projekt.
Företaget inför tydligare rutiner för:
Det gör det lättare att skapa ett enhetligt arbetssätt mellan olika projekt och samtidigt visa beställare att företaget arbetar strukturerat med kvalitet.
Ett konsultföretag växer snabbt och får fler medarbetare.
Tidigare har projekt till stor del genomförts utifrån individuella arbetssätt.
Genom ISO 9001 skapar företaget tydligare processer för:
Det minskar personberoendet och gör verksamheten enklare att skala.
Ett tillverkningsföretag använder ISO 9001 för att minska kvalitetsproblem i produktionen.
Företaget följer bland annat upp:
Resultaten används för att identifiera orsaker och genomföra förbättringsåtgärder.
Vanliga fördelar är tydligare processer, bättre kvalitetskontroll, ökat kundfokus, bättre riskhantering och ett mer strukturerat förbättringsarbete.
Nej. Certifieringen garanterar inte att fel aldrig uppstår. Den visar att organisationen har ett kvalitetsledningssystem som uppfyller standardens krav och granskas regelbundet.
Ja. I vissa upphandlingar efterfrågas ett certifierat kvalitetsledningssystem. Exakta krav varierar dock mellan olika upphandlingar.
Ja. ISO 9001 kan användas av både små och stora organisationer. Ledningssystemet ska anpassas efter verksamhetens storlek och komplexitet.
Ett systematiskt arbete med avvikelser, orsaksanalys och korrigerande åtgärder kan hjälpa organisationen att minska återkommande problem.
Nej. Organisationen behöver fortsätta arbeta enligt standarden och genomgår regelbundna uppföljningsrevisioner för att behålla certifieringen.
Vilka fördelar ISO 9001 ger beror på organisationens verksamhet, kunder och mål. För vissa företag är bättre processer den största nyttan, medan andra främst vill möta kundkrav eller stärka sin position vid upphandlingar.
Vill du veta mer om hur certifieringen fungerar och vad som krävs för att bli certifierad?
Svensk Certifiering Norden AB är ackrediterat av SWEDAC för att utföra revisioner och certifieringar av ledningssystem enligt ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001 och ISO 13485
Svensk Certifiering Norden AB är ackrediterat av SWEDAC för personcertifiering med kravspecifikationen Behörig Ingenjör Brandlarm SBF 1007:5.