Ett ledningssystem är ett strukturerat sätt för en organisation att styra, följa upp och förbättra sin verksamhet. Det hjälper företag att skapa tydliga processer, fördela ansvar, sätta mål och säkerställa att arbetet genomförs på ett konsekvent sätt.
Ledningssystem används inom många olika områden. Ett företag kan exempelvis ha ett ledningssystem för kvalitet, miljö, arbetsmiljö eller informationssäkerhet. Många internationella ISO-standarder är uppbyggda kring just ledningssystem.
Ett ledningssystem behöver inte innebära stora mängder dokumentation. Det viktigaste är att organisationen har tydliga och fungerande arbetssätt som används i den dagliga verksamheten och som kontinuerligt följs upp och förbättras.
I den här artikeln går vi igenom vad ett ledningssystem är, hur det fungerar och varför företag använder ledningssystem.
Ett ledningssystem är ett systematiskt ramverk för hur en organisation styr och utvecklar sin verksamhet.
Ledningssystemet beskriver bland annat hur organisationen:
Syftet är att skapa struktur och säkerställa att verksamheten arbetar på ett konsekvent och kontrollerat sätt.
Ledningssystemet kan omfatta hela organisationen eller ett specifikt område av verksamheten.
Ett företag består ofta av många olika processer, exempelvis försäljning, inköp, produktion, projektledning och kundservice.
Utan tydliga arbetssätt kan olika medarbetare utföra samma uppgift på olika sätt. Det kan leda till kvalitetsproblem, missförstånd och ineffektiva processer.
Ett ledningssystem hjälper organisationen att samla och strukturera hur verksamheten ska arbeta.
Det innebär inte att varje arbetsmoment måste beskrivas i detalj. Ledningssystemet ska istället skapa tydlighet kring de processer och aktiviteter som är viktiga för verksamheten.
Ett fungerande ledningssystem bygger vanligtvis på några centrala delar.
Organisationen behöver veta vad den vill uppnå.
Det kan exempelvis handla om:
Målen skapar en riktning för organisationens arbete och gör det möjligt att följa upp utvecklingen.
Ledningssystemet beskriver hur organisationens viktigaste processer fungerar.
Det kan exempelvis vara processer för:
Genom tydliga processer blir det lättare att säkerställa att arbetet utförs på ett liknande sätt oavsett vem som genomför det.
Ett ledningssystem behöver också tydliggöra vem som ansvarar för vad.
Det innebär exempelvis att organisationen definierar:
Tydliga roller minskar risken för att viktiga uppgifter faller mellan stolarna.
Ledningssystem hjälper organisationen att arbeta mer förebyggande.
Istället för att endast reagera när problem redan har uppstått kan företaget identifiera risker i förväg och planera lämpliga åtgärder.
Riskerna varierar beroende på verksamheten och vilken typ av ledningssystem organisationen använder.
Det kan exempelvis handla om:
För att veta om ledningssystemet fungerar behöver organisationen följa upp resultat.
Det kan göras genom exempelvis:
Uppföljningen visar vad som fungerar bra och vad som behöver förbättras.
En viktig princip i moderna ledningssystem är ständiga förbättringar.
Det innebär att organisationen regelbundet utvärderar sitt arbetssätt och identifierar möjligheter att utvecklas.
Om ett problem uppstår räcker det därför inte alltid att bara lösa det aktuella problemet. Organisationen bör även undersöka orsaken och avgöra om arbetssättet behöver förändras för att problemet inte ska uppstå igen.
Många av de vanligaste ISO-standarderna är standarder för olika typer av ledningssystem.
Exempel är:
ISO 9001 – kvalitetsledningssystem
Hjälper organisationer att arbeta strukturerat med kvalitet, kundkrav och förbättringar.
ISO 14001 – miljöledningssystem
Hjälper organisationer att identifiera och hantera sin miljöpåverkan.
ISO 45001 – arbetsmiljöledningssystem
Fokuserar på arbetsmiljörisker, säkerhet och förebyggande arbetsmiljöarbete.
ISO 27001 – ledningssystem för informationssäkerhet
Hjälper organisationer att identifiera och hantera informationssäkerhetsrisker.
Dessa standarder har liknande grundstruktur, vilket gör det möjligt för organisationer att kombinera flera standarder i ett gemensamt eller integrerat ledningssystem.
Ett företag behöver inte alltid ha separata system för exempelvis kvalitet, miljö och arbetsmiljö.
Organisationen kan istället skapa ett integrerat ledningssystem där flera områden hanteras tillsammans.
Ett företag som arbetar enligt ISO 9001, ISO 14001 och ISO 45001 kan exempelvis ha gemensamma processer för:
Det kan minska administrationen och göra ledningssystemet enklare att använda.
Ett byggföretag inför ett ledningssystem för att skapa tydligare arbetssätt i sina projekt.
Systemet innehåller bland annat rutiner för:
Ledningssystemet gör att projekten genomförs mer enhetligt och att erfarenheter från tidigare projekt kan användas i framtida arbete.
Ett industriföretag använder sitt ledningssystem för att styra produktion, kvalitet och miljöarbete.
Företaget följer bland annat upp:
Resultaten analyseras och används för att identifiera förbättringar.
Ett konsultföretag använder ett ledningssystem för att skapa struktur kring sina kundprojekt.
Det kan innebära tydliga processer för:
Det gör verksamheten mindre beroende av enskilda personer och skapar ett mer enhetligt arbetssätt.
Ett ledningssystem är ett strukturerat sätt att styra, följa upp och förbättra en organisation och dess processer.
Nej. Ett ledningssystem är själva systemet och arbetssättet. ISO-certifiering innebär att ett certifieringsorgan granskar ledningssystemet mot kraven i en specifik ISO-standard.
Nej. Ett företag kan använda ett ledningssystem utan att certifiera det. Certifiering kan däremot ge en oberoende verifiering av att systemet uppfyller kraven i en viss standard.
Nej. Ett bra ledningssystem ska vara anpassat till verksamheten. Dokumentationen ska stödja organisationens arbete och inte skapa onödig administration.
Ja. Ledningssystem kan användas av både små och stora organisationer. Ett mindre företag kan ofta ha ett enklare system anpassat efter verksamhetens omfattning.
Ja. Standarder som ISO 9001, ISO 14001 och ISO 45001 har liknande struktur och kan därför kombineras i ett integrerat ledningssystem.
Vill du veta mer om hur ett ledningssystem kan certifieras enligt en ISO-standard och vilka certifieringar som finns?
Svensk Certifiering Norden AB är ackrediterat av SWEDAC för att utföra revisioner och certifieringar av ledningssystem enligt ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001 och ISO 13485
Svensk Certifiering Norden AB är ackrediterat av SWEDAC för personcertifiering med kravspecifikationen Behörig Ingenjör Brandlarm SBF 1007:5.