Certifieringsprocessen

Certifieringen följer ett bestämt mönster enligt modellen nedan.

Första kontakten

Vid första kontakten identifierar vi Era önskemål och förutsättningarna för certifieringen. Fakta om företaget samlas in. Vi berättar också hur certifieringen går till och vad den innebär. Vi begär in ett offertunderlag och diskuterar upplägg och villkor med Er. Ni erhåller sedan en offert och vi stämmer av att vi är överens om innehållet. En accept från Er sida innebär att vi ser Er som vår samarbetspartner.

Ni kan köpa standarden på www.sis.se, en standard talar om vad som ska finnas och ni som organisation ska sedan beskriva hur ni ska uppfylla kraven i standarden. Vi kan erbjuda generella utbildningar i respektive standard.
Många företag tar hjälp av konsult i någon form för att bygga ett ledningssystem.

Planeringsmöte / Dokumentrevision Steg 1

Dokumentrevisionen är ett obligatoriskt moment där det dokumenterade ledningssystemet och övrigt material granskas av den revisor som utsetts till att vara ansvarig för Ert företag. Revisorn sätter sig in i ledningssystemet och granskar det gentemot krav i rådande standard. Efter granskningen informerar vi Er om våra observationer och eventuella avvikelser. Vi rekommenderar våra kunder om möjligt att genomföra steg 1 ute i verksamheten. Dock kan det vara lämpligt att göra en distansrevision för steg 1 via teams eller liknande då kraven kan säkerställas via distansrevisionen för steg 1.

Förrevision

Förrevisionen är frivillig. Vill Ni veta hur Ni ligger till med implementeringen av ledningssystemet eller vill Ni helt enkelt ha en generalrepetition inför certifieringsrevisionen rekommenderar vi dock en förrevision. Det är förmodligen det bästa sättet att få synpunkter på vad som eventuellt behöver åtgärdas. Dessutom ger det Er erfarenhet om hur revisionsarbete utförs. Vid en förrevision besöker vår revisor företaget och genomför en begränsad revision av ledningssystemet. Efter revisionen får Ni reda på resultatet och får tillfälle att avhjälpa eventuella brister innan den obligatoriska certifieringsrevisionen

Certifieringsrevision Steg 2

Certifieringsrevisionen genomförs på plats av ett revisionsteam som, beroende på företagets storlek och verksamhetens komplexitet samt vilka orter/ anläggningar som berörs, är sammansatt av en revisionsledare, revisorer och eventuella branschexperter. Revisionen inleds med ett öppningsmöte och därefter följs ett överenskommet program. Målet med revisionen är att säkerställa ledningssystemets införande, att det fungerar som tänkt och att det uppfyller kraven enligt aktuell standard. Vid ett avslutningsmöte presenteras resultatet och eventuella avvikelser gås igenom. Dessa skall sedan åtgärdas innan certifikat kan utfärdas. Visar det sig nödvändigt, på grund av större avvikelser, sker återbesök för att revidera det omarbetade området. Finner ansvarig revisor att systemet är implementerat och uppfyller kraven, överlämnas revisionsdokumenten till Svensk Certifiering Norden AB granskningsgrupp. Denna granskar sedan revisionen, meddelar beslut och ser till att certifikat utfärdas. Vid steg 1 görs en dokumentrevision, samt att revisorn undersöker hur väl systemet är implementerat och ger tips om förbättringar inför steg 2. Vid steg 2-revisionen förväntas systemet, vara fullständigt inarbetat. Enligt riktlinjerna bör det förflyta minst 6 veckor mellan de två revisionstillfällena.

Uppföljanderevision

Uppföljanderevision genomförs i regel en gång per år och vi planerar tillsammans med Er när dessa skall utföras. Cirka fjorton dagar innan revisionstillfället får Ni ett revisionsprogram som beskriver vad som skall granskas. Hela ledningssystemet skall granskas under en treårsperiod. Uppföljanderevisioner krävs för att bibehålla certifieringen. Alla uppföljande revisioner fastställs med datum i rapporten under föregående aktivitet.

Omcertifiering

Då det alltid finns förutsättning för ytterligare förbättringar skall en omcertifiering ske enligt standardens krav och utföras vart tredje år. Syftet är att verifiera att företagets ledningssystem i sin helhet har genomgått förbättringar under certifieringsperioden och ledningssystemet uppfyller aktuella standardkrav samt säkerställa effektiviteten i ledningssystemet och att bättre prestanda åstadkommits. ( tex. kontrollerar vi att ett miljöledningssystem har lett till mindre miljöpåverkan) Svensk Certifiering Norden AB meddelar beslut om fortsatt certifiering när revisorns revisionshandlingar har granskats och godkänts.

Certifieringens nytta

Certifieringens anledningar är många. Dels går utvecklingen mot ökade krav på tredjepartscertifierade kvalitets-, arbetsmiljö- och miljöledningssystem, både från företag och från myndigheter. Krav på godkända kvalitets- och miljöledningssystem ingår allt oftare som ett kriterium för erhållande av kontrakt. Dessutom är det en bra grund till en framgångsrik marknadsföringsstrategi. Många certifierade företag upplever att de har fått nya kunder tack vare sin certifiering. Framför allt leder tillämpningen av kvalitets- och arbetsmiljöledningssystem till en mer strukturerad verksamhet vilket ger fördelar inom organisationen. I och med att den nya strukturen ” High level structure” införs i alla ledningssystems standarder kommer vi se positiva vi se synergieffekter vid tillämpningen och efterlevnaden av företagens ledningssystem för att uppfylla kravstandarderna ISO 9001, ISO 14001.

I dag händer det mycket inom miljön. Ingen har väl kunnat undgå den debatt som pågår angående klimatförändringar och en hållbar miljöutveckling. Konsumenternas medvetenhet och krav i miljöfrågor ökar allt mer och den växande lagstiftningen på miljöområdet kan delvis ses som en följd av påverkan från marknadens sida. Att visa för sin omvärld att företaget har miljöcertifierat enligt ISO 14001 kan leda till stora marknadsmässiga fördelar, mycket beroende på att företaget själva aktivt har valt att medvetet göra en insats för miljön.

Det etiska perspektivet är även en stöttepelare vad gäller certifiering av arbetsmiljön och miljön. En certifiering enligt ISO 45001 eller ISO 14001 visar inte bara att företaget följer lagen, utan att arbetsmiljön och miljön är en prioriterad del av verksamheten. Förutom stora interna fördelar så sänder det också ut signaler till allmänheten att det här är ett företag som bryr sig om sin personal och miljön. Det lockar även framtida kompetenta medarbetare.

Införandet av ett ledningssystem är en möjlighet till att bringa ordning och reda i företaget, utvärdera sin potential och sätta mer specifika mål. Ett företag som känner till sina egna möjligheter och vart det är på väg har en bra grund att stå på när det ska möta framtidens krav, förändringar och utmaningar. Övriga standarder vi genomför ackrediterad revision mot är medicinteknik ISO 13485 och informationssäkerhet ISO 27001. 

Klagomål/ överklaganden

Om det av någon anledning finns önskan om att rikta klagomål/överklagande mot Svensk Certifiering eller en certifierad kund till Svensk Certifiering, kan detta ske till info@svenskcertifiering.com.
Vi kommer  bekräfta att vi mottagit klagomålet.
Efter att ni skickat in ert klagomål/överklagande till oss registrerar vi ärendet i vår process för hantering av förbättringar.
Efter vår orsaksanalys och åtgärd av ert ärende blir ni kontaktade för återkoppling av vårt beslut.
För personcertifieringstjänster kommer klagomål mot den certifierade att delges i samband med ankommet klagomål.
Efter beslut så följer vi upp effekterna av de vidtagna åtgärderna.
Alla klagomål hanteras på ett oberoende och opartiskt sätt samt skyndsamt.